Guía para calcular la demanda de tu tienda - y por qué debes hacerlo

October 14, 2022

La previsión de la demanda es el proceso de proyectar los ingresos futuros y los productos que se comprarán utilizando datos cuantitativos y cualitativos.

Una buena previsión de la demanda te ayudará a tomar decisiones inteligentes sobre tu oferta de productos, inventario, personal y marketing. Sin la previsión de la demanda, corres el riesgo de cometer costosos errores.

Hay preguntas que son difíciles de responder si no consideras una buena previsión de la demanda, como por ejemplo:

  • ¿Sería una gran apuesta abrir un nuevo local?
  • Quiero invertir en ofrecer una nueva línea de productos; ¿cómo puedo comprobar si los clientes la quieren?
  • ¿Cómo funcionará mi tienda dentro de tres años?
  • ¿Cuántos empleados necesito para alcanzar mis objetivos de ventas e ingresos? ¿Puedo pagarles?

Vamos a profundizar en todo lo que necesitas saber para prever la demanda de tu tienda, desde por qué es importante la previsión de la demanda, los tipos y métodos que puede utilizar, los factores que influyen en la demanda de los clientes y cómo empezar.

¿Qué es la previsión de la demanda?

La previsión de la demanda te permite estimar las ventas y los ingresos de tu tienda para un período específico en el futuro.

Los datos históricos de ventas desempeñan un papel importante en la previsión de la demanda, pero también puedes tener en cuenta otros factores como: las opiniones de los clientes, los conocimientos de los expertos, las tendencias económicas, y las opiniones y predicciones de tu personal de ventas.

Los datos exactos que utilizarás dependerán del método de previsión de la demanda que elijas (que veremos en detalle más adelante), pero deberían darte respuestas a preguntas como:

  • ¿Cuánto personal necesito en la tienda en una temporada determinada?
  • ¿Qué cantidad de existencias de cada producto debo tener?
  • ¿Con qué frecuencia debo reponer determinados productos?
  • ¿Cuánta nómina puede cubrir mi flujo de caja en las distintas temporadas?
  • ¿Por qué es importante la previsión de la demanda?

La previsión de la demanda es fundamental para el futuro de tu tienda, ya que te ayuda a reducir los riesgos y a tomar las decisiones correctas. He aquí las principales ventajas de una buena previsión de la demanda que debes tener en cuenta.

1. Ten los productos adecuados en stock

Una gestión eficaz del inventario te garantiza tener los productos adecuados a mano exactamente cuando tus clientes los quieren, pero no demasiados como para que se estropeen o pasen de moda.

Sin una previsión de la demanda, es fácil quedarse sin existencias (y acabar con clientes decepcionados que se van con las manos vacías) o tener un exceso de existencias de un producto (y desperdiciar dinero en productos que no se pueden vender).

Al pronosticar bien la demanda, puedes preparar tu cadena de suministro y tu inventario para cualquier pico esperado, así como evitar el exceso de inventario que perjudicará tu flujo de caja y aumentará los costos de almacenamiento. 

2. Evalúa el riesgo de lanzar nuevos productos

Algunos métodos de previsión de la demanda -los que incluyen estudios de mercado y la aportación de los empleados y clientes de tu tienda- pueden revelar la demanda de productos que aún no ofreces.

Hay que tener en cuenta los costos de los fabricantes, los proveedores, el almacenamiento y la comercialización de un nuevo producto. Esto puede suponer una gran apuesta. Por eso vale la pena calcular correctamente la demanda y minimizar el riesgo que conlleva el abastecimiento de un producto que nunca has vendido antes. 

3. Toma decisiones inteligentes en materia de personal

Contar con el número adecuado de empleados para atender las compras de los clientes es una victoria para todos. Pero, al igual que el hecho de no acertar con el inventario de productos, los errores de dotación de personal pueden resultar costosos.

Si no tienes suficientes empleados en los momentos de mayor demanda, obligarás a tus clientes a esperar para ser atendidos, lo que puede desvirtuar la experiencia del cliente y hacer que compre en otro sitio. 

Y si tienes demasiados empleados cuando el tráfico de personas en la tienda disminuye, desperdiciarás dinero pagando nóminas.

Utiliza los datos históricos de ventas para planificar el horario de tu personal, y no temas ajustar a lo largo del día, y acortar los turnos si te das cuenta de que has programado más personal del necesario. 

4. Realiza mejores campañas de marketing

Conocer la demanda de los clientes hace que tus esfuerzos de marketing sean más intencionados y rentables.

Por ejemplo, cuando sepas que se avecina un descenso de las ventas, puede aplicar descuentos por tiempo limitado o empezar a ofrecer pagos a meses sin intereses y así fomentar las compras. También es un buen momento para explorar ideas de marketing digital de bajo costo o regalos en las redes sociales.

Y antes de los periodos de mayores ventas, puedes asociarte con personas influyentes locales o experimentar con anuncios de pago en las redes sociales y en Google para aprovechar la gran demanda.

5. Presupuesta con precisión para mantener un flujo de caja positivo

Todas las ventajas de la previsión de la demanda se reducen a tu presupuesto y flujo de caja. ¿Puedes asegurarte siempre de tener los medios para cubrir tus gastos fijos y variables, así como el coste de los productos vendidos, el alquiler de tu local comercial y las nóminas? 

Las posibilidades de responder afirmativamente aumentan cuando anticipas las fluctuaciones de la demanda de los clientes y los gastos que conlleva (junto con el cálculo de su punto de equilibrio). Terminarás con proyecciones de tus ingresos y tu margen de beneficios.

Con las previsiones de ventas respaldadas por datos, podrás modificar tu presupuesto según sea necesario en lugar de entrar en pánico porque tus ingresos han disminuido drásticamente.

Tipos de previsión de la demanda

La previsión de la demanda y los datos que puedes utilizar varían en función de los objetivos. A continuación revisaremos varias formas populares de prever la demanda:

1. Previsión de la demanda externa a nivel macro

La previsión de la demanda externa examina la economía en general y cómo las macrotendencias pueden afectar a tu tienda y a sus objetivos.

Esto incluye las condiciones económicas (como la inflación, el PIB y los niveles de desempleo), tus competidores, las tendencias emergentes y los cambios en el comportamiento de los consumidores.

Al conocer lo que ocurre fuera de tu tienda (y de tu control), estarás mejor preparado para afrontar retos como la escasez de productos o los problemas de la cadena de suministro y encontrar soluciones.

2. Previsión de la demanda interna

La previsión de la demanda interna explora cómo se relacionan tus recursos internos con la previsión de la demanda externa.

Esto incluye la financiación del negocio, la gestión de la cadena de suministro, el flujo de caja, el personal y otros elementos de tus operaciones internas.

Por ejemplo, si la previsión de la demanda externa revela que la demanda de los clientes se duplicará en la ubicación de su tienda en los próximos dos años, ¿puede tu tienda adaptarse a ello? ¿Tendrás el personal, el espacio y el inventario necesarios para atender a más clientes? 

La previsión de la demanda interna identifica las limitaciones y los retos que podrías encontrar en tu tienda.

3. Previsión de la demanda a corto plazo

En este caso, la previsión de la demanda a corto plazo se refiere a la demanda de los consumidores durante un período de hasta un año.

Los minoristas pueden utilizar la previsión de la demanda a corto plazo para preparar su inventario para un pico de demanda estacional (como en el verano, el Buen Fin, las vacaciones de Navidad) y para actuar rápidamente ante los cambios en el comportamiento del mercado.

Si tu tienda utiliza la compra justo a tiempo (JIT), este tipo de previsión te ayudará a satisfacer eficazmente la demanda a pesar de tener pocas existencias de productos. Utiliza los datos históricos de ventas, normalmente accesibles a través de tu sistema de punto de venta como el de Billpocket, para planificar la demanda a corto plazo. 

4. Previsión de la demanda a largo plazo

La previsión de la demanda a largo plazo tiene en cuenta períodos superiores a un año y hasta cuatro años. De este modo, puedes comprender los patrones anuales y la estacionalidad de la demanda de productos.

Esto es útil para planificar tu inventario por temporadas, así como el marketing, lanzamientos y ampliaciones de tiendas. Al igual que con la previsión de la demanda a corto plazo, puedes utilizar los datos históricos de ventas de tu tienda para planificar en función de las macrotendencias de ventas, como la estacionalidad.

5. Previsión de la demanda pasiva

La previsión pasiva de la demanda utiliza los datos históricos de ventas para predecir los datos futuros. No requiere un análisis estadístico ni un examen de las tendencias económicas más amplias.

La naturaleza del enfoque pasivo requiere que tu tienda (o el producto o la categoría que estás explorando) tenga datos de ventas anteriores, por lo que este enfoque probablemente no es viable para predecir la demanda de nuevos productos o iniciativas. 

La previsión pasiva de la demanda se basa en la suposición de que mantendrás tu estrategia actual de producto y marketing, y que no cambiarás tu curso de acción, lo que probablemente hará que los resultados no se alineen con los proyectados.

6. Previsión activa de la demanda

La previsión activa de la demanda es más adecuada para las nuevas tiendas y las que tienen previsto crecer rápidamente. Tiene en cuenta los planes de crecimiento, incluyendo el desarrollo de productos y el marketing, así como las condiciones económicas y las tendencias del mercado.

Este enfoque es crucial para las tiendas que planean cambiar su oferta de productos con frecuencia e introducir nuevas colecciones, explorar la activación de iniciativas de marketing nuevas o experimentales, y abrir más escaparates para ampliar su marca, llegar a nuevos clientes y mercados. 

7. Previsión de la demanda cuantitativa y cualitativa

Los métodos de previsión de la demanda pueden clasificarse como cuantitativos o cualitativos.

La previsión cuantitativa de la demanda se centra en los datos concretos existentes para tu tienda o sector. Esto puede incluir cifras de ventas e ingresos, análisis de marketing e indicadores económicos.

El método de proyección de tendencias, la técnica barométrica y el método econométrico son métodos de previsión cuantitativos.

La previsión cualitativa de la demanda utiliza opiniones de expertos, datos de estudios de mercado y estimaciones para predecir la demanda de los consumidores. Este método funciona mejor en el caso de nuevas tiendas y tipos de productos que aún no disponen de datos cuantitativos con los que trabajar.

El método Delphi, las encuestas a clientes y el método compuesto de la fuerza de ventas son métodos de previsión cualitativos.

Métodos de previsión de la demanda que puedes utilizar

Una vez que conozcas el tipo de datos a los que puedes tener acceso (o que planeas recopilar) con tu terminal punto de venta, datos de ventas en línea, o ambos), puedes elegir entre los siguientes métodos de previsión de la demanda.

1. Método de proyección de tendencias

El método de proyección de tendencias se utiliza a menudo en la previsión comercial. Funciona bien para las tiendas con muchos datos históricos de ventas (dos años o más).

En este método, se utilizan los datos de ventas e ingresos pasados para proyectar las ventas futuras. Parte de la base de que los factores que posibilitaron las ventas pasadas seguirán desempeñando el mismo papel en el futuro, incluidas las necesidades de los clientes y los competidores de la localidad.

Si tu tienda es nueva, puedes utilizar el método de proyección de tendencias basado en los datos de ventas de las tiendas de tu zona si los tienes a tu disposición.

Es importante tener en cuenta cualquier anomalía en los datos del pasado que pueda ser difícil de replicar a la misma escala, como una campaña de relaciones públicas puntual que atrajo un tráfico de personas sin precedentes a tu tienda durante semanas.

2. Técnica barométrica

La técnica barométrica pronostica la tendencia de las actividades económicas en general. Estas predicciones se basan en indicadores económicos que pueden ser:

  • Indicadores adelantados, que son indicadores de resultados que pueden predecir acontecimientos futuros
  • Indicadores rezagados, que son indicadores de resultados pasados y del impacto de acontecimientos pasados
  • Indicadores coincidentes, que miden los acontecimientos actuales en tiempo real

Un aumento de las inscripciones en los programas de fidelización puede ser un indicador adelantado porque proyecta más compras recurrentes en el futuro. Un aumento de las devoluciones de productos es un indicador rezagado porque muestra el éxito (o la falta de él) de los productos que vendiste en el pasado. Por último, la rotación de personal puede ser un indicador coincidente

3. Método econométrico

El método econométrico es más complejo que los demás, ya que se basa en herramientas estadísticas y fórmulas matemáticas para comprender la relación entre la demanda y los factores influyentes.

Combina los datos de ventas existentes con factores externos como las condiciones económicas para revelar las correlaciones y las ventas futuras. Por ejemplo, el método econométrico puede explorar si la demanda de los consumidores de un producto básico como el café depende de la población de una ciudad.

4. Método Delphi

El método Delphi de previsión de la demanda se basa en un panel de expertos para proyectar las ventas futuras. Es una forma sistemática de obtener opiniones y previsiones de expertos independientes en varias rondas.

Después de reclutar a los expertos y elegir a un facilitador, hay que definir el enfoque de la sesión. ¿Qué es lo que quieres entender mejor? ¿Cuál es el problema que esperas resolver?

A continuación, se centra en la elaboración de cuestionarios para múltiples rondas de respuestas. El proceso es sencillo: se recogen las respuestas en la primera ronda, se comparten con el panel y se pasa a la siguiente. Cada ronda de cuestionarios se basa en la anterior.

Las respuestas son anónimas, lo que permite a todos los expertos compartir respuestas genuinas. El método Delphi no se lleva a cabo en persona, por lo que puedes reclutar expertos dentro de la ciudad o incluso en todo el país.

5. Estudios de mercado y encuestas a clientes

La previsión de la demanda en los estudios de mercado se basa en los datos de las encuestas a los clientes. Esto puede ser especialmente útil para las tiendas que acaban de empezar y quieren dar forma a su gama de productos y estrategias de marketing.

Los datos de las encuestas a los clientes también son valiosos para las tiendas que quieren expandirse a nuevas ubicaciones, explorar nuevos productos o mejorar los existentes. También se puede explorar la disposición de la tienda y la señalización que podría mejorar las ventas en función de lo que se aprenda.

6. Método realizado por la fuerza de ventas

El método compuesto de la fuerza de ventas tiene en cuenta las aportaciones de las personas que trabajan en tu tienda.

Tus empleados están en la primera línea de tu tienda. Son los que más tiempo pasan con los clientes y tienen una montaña de conocimientos sobre sus preguntas, necesidades, comportamientos, quejas y experiencias en general.

A medida que tus empleados compartan sus ideas sobre el comportamiento y los comentarios de los clientes -y cómo se relacionan con la futura demanda de los clientes-, puedes utilizarlos para incluirlos en tu previsión de la demanda.

Factores que influyen en la previsión de la demanda

¿De qué depende la previsión de la demanda? ¿Qué es lo que marca la diferencia? He aquí los cinco principales factores que influyen en la previsión de tu tienda.

1. Estacionalidad

La estacionalidad implica que hay periodos del año en los que la demanda de un producto es mayor que en otros momentos, y que es un patrón que se repite cada año.

Los impulsores de la estacionalidad incluyen factores como

  • Fiestas (como el 4 de julio o la Navidad)
  • Los cambios meteorológicos y las actividades que conllevan (el esquí en invierno, el surf en verano)
  • Eventos (temporada de bodas o festivales)

Algunos ejemplos de productos estacionales son la crema solar, las tablas de surf, las cobijas y mantas, los muebles de jardín, el material escolar y las velas.

2. Competencia

Si se abren nuevas tiendas que satisfacen las necesidades de tus clientes, es probable que esto afecte la previsión de tu demanda.

Por supuesto, las cosas son más complejas que eso, ya que hay otros factores, como las estrategias de precios, las promociones, la población de tu localidad, el estilo de vida de la gente, etc., pero es importante ser siempre consciente de a quién te enfrentas.

Ten en cuenta que esto no se limita necesariamente a las tiendas físicas como la tuya, sino que puede incluir supermercados, tiendas pop-up y tiendas de ecommerce.

3. Tipos de productos

El tipo de productos que vendes es un factor muy importante a la hora de prever la demanda. Piensa en algunos de ellos:

  • ¿Tus clientes necesitan reponer un producto o se trata de una compra única?
  • ¿Con qué frecuencia compra un cliente promedio?
  • ¿Cuál es el gasto medio por compra?
  • ¿Hay combinaciones de productos que los clientes suelen comprar juntos?

Desde la perspectiva de un solo cliente, la demanda de una lavadora es muy diferente a la del detergente para la ropa. Ten esto en cuenta al considerar otros factores internos junto con la economía general y las influencias externas.

4. Ubicación

El lugar en el que se encuentra tu tienda desempeña un papel importante en la previsión de la demanda.

¿Cuánta gente pasa por esa calle a diario? ¿Hay algo cercano que pueda atraer o restar clientes? ¿Cómo cambia eso entre las estaciones y/o las condiciones meteorológicas? ¿Hay algún competidor situado cerca de ti?

Comienza con estas preguntas para descubrir todas las formas en que tu ubicación puede influir en la futura demanda de los clientes.

5. Acontecimientos mundiales

El año 2020 y la pandemia dieron un vuelco al comercio y al mundo en general. Nadie podría haber predicho los resultados.

  • La gente cambió sus hábitos de compra de muchas maneras, incluyendo la frecuencia con la que visitan las tiendas y dónde van a buscar nuevos productos.
  • El gasto de los clientes en artículos de lujo se redujo, pero el mercado del entretenimiento experimentó un gran crecimiento.
  • Hubo picos en la demanda de productos como gafas de luz azul, bandas de resistencia, kits de uñas, pantallas verdes y máquinas para hacer pan.

¿Qué se dejó de vender? Delineador de ojos, mochilas, perfumes, corbatas, tacones, despertadores y cinturones.

Y algunos de los artículos de temporada mencionados anteriormente, como el material escolar, registraron un pico menor que antes de la pandemia, ya que muchas escuelas tuvieron que funcionar a distancia. Pero el volumen de búsqueda de otro producto de temporada, como las piscinas hinchables, se disparó porque la gente no pudo tomarse sus habituales vacaciones en la playa.

No se puede predecir una pandemia global ni acontecimientos mundiales similares, pero sí se puede comprometer a entender cómo afectan a tus clientes.

Desde modificar tu gama de productos hasta ofrecer formas alternativas de comprar, como abrir una tienda en línea e implementar la recogida en tienda o click-and-collect, puedes adaptar rápidamente y seguir vendiendo a pesar de los cambios constantes.

Conclusión de cómo calcular la demanda para tu tienda

Prever la demanda te permitirá adaptarte a las oportunidades y desafíos con un riesgo mínimo.

Con Billpocket puedes acceder a datos de ventas históricos y en tiempo real para cada una de tus tiendas, equipándote a ti y a tus equipos con la información cuantitativa que necesitas para hacer previsiones informadas.

La clave para un pronóstico de demanda exitoso es usar tus datos de ventas, indicadores económicos, conocimiento experto y la experiencia colectiva de tus empleados para (casi) poder leer la mente de tus clientes y darles lo que necesitan.

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