¿Qué es un sistema punto de venta (POS)?

May 20, 2022

Tener el nombre perfecto, el producto ideal y la tienda mejor diseñada no hará que tu negocio prospere si no tienes un buen sistema punto de venta o POS (point-of-sale). Pero, ¿qué significa este término? 

Comúnmente, se refiere a punto de venta a la caja registradora o al sistema que permite que una venta se concrete en una tienda online o física. Sin embargo, comprender más en profundidad qué significa un punto de venta y cual es su potencial es fundamental para que tu negocio sea exitoso y generes cada vez más ventas.

Técnicamente, un punto de venta se compone de un hardware y un software. El hardware sería la caja registradora, una impresora de recibos, un lector de tarjetas de crédito o débito, y un escáner de código de barras. El software, por otra parte, sería el sistema que funciona como centro de mando para procesar los pagos y registrar otros movimientos.

¿Por qué necesito tantos ítems de hardware?

Por más que aceptar un pago parezca simple en la superficie, la realidad es que se necesitan varios dispositivos y procesos para que se complete de forma efectiva. Debajo, explicaremos por qué necesitas cada uno de estos dispositivos de hardware:

  1. Monitor, iPad o tablet que funcione como registradora: esta será la pantalla por donde se visualizan los precios, la cantidad de productos en inventario, y demás. Es donde el software muestra los resultados del procesamiento de pagos, del cálculo de los precios y otros movimientos.
  2. Caja registradora: se refiere al cajón donde guardarás de forma segura el efectivo. Existen softwares de punto de venta que se conectan a este cajón para trazar cuándo se abre y se cierra y así minimizar fraudes.
  3. Lector de tarjetas: sin esta herramienta, no podrás aceptar pagos en tarjetas de forma segura. Debes asegurarte también de que lea tarjetas de crédito, de débito, pero que también reciba información de pagos sin contacto como Apple Pay o tarjetas con chip. Por ejemplo, el lector de tarjetas Billpocket Nano acepta pagos de tarjetas de débito, vales de despensa, pagos contactless, y es de fácil uso ya que se conecta a tu celular por medio de Bluetooth.
  4. Escáner de código de barras: para procesar un producto para su venta, es fundamental revisar el inventario de un producto o su precio rápidamente. Sin el escáner, identificar un producto dentro de tu sistema puede ser un procedimiento demasiado trabajoso y lento, y puedes agotar la paciencia de tus clientes.
  1. Además, cada vez que ingreses nuevos productos en tu tienda, el escáner te servirá para que el software lo registre en tu sistema de inventario de forma fácil y rápida.
  1. Impresora de recibos: tu software enviará el recibo a la impresora para que el cliente tenga un detalle de qué compro, cuándo, y cuál fue el precio final.

¿Cómo funciona el software?¿Qué herramientas me puede proveer?

Los dispositivos de hardware no funcionarían de nada si no tienes un software que integre procesos y automáticamente registre y trace movimientos por detrás.

Básicamente, la manera en que funciona el software es la siguiente:

  1. Un cliente decide comprar un producto. En una tienda física, se acercaría a la caja registradora. En una tienda online, desde el carrito de compras seleccionaría el botón para procesar la compra, o hacer “checkout”.
  2. El sistema punto de venta, el software, calcula el precio del producto. Si fuera en una tienda física, esto ocurriría luego de que el empleado lea el código de barras con el escáner. El precio que calcula incluye impuestos. Además, automáticamente actualiza el inventario para registrar que el ítem se vendió.
  3. El cliente paga con tarjeta de crédito, efectivo, “gift card”, tarjeta de regalo, u otro medio. 
  4. Dependiendo del medio de pago, el software pone en marcha su procesador de pagos. Este procesador comunica la información de la tarjeta de débito o crédito del cliente a las cuentas bancarias del comerciante y del cliente. El banco del cliente rechaza o autoriza el pago.
  5. La transacción en el punto de venta se concreta. El recibo se imprime y entrega al cliente, o si la venta fue online, lo recibe en forma digital. El cliente se lleva el producto, o el proceso de envío a domicilio se pone en marcha.

¿De qué otras maneras puede el software facilitar mi trabajo?

Como mencionamos anteriormente, el software procesa el pago, calcula los precios, actualiza el inventario cuando se vende un producto, y crea el recibo. Pero existen muchos otros beneficios que un software puede proveer. Debajo, detallaremos algunos:

  1. Puede avisarte cuando hay poco inventario de un producto para que hagas la reposición. Sin esta herramienta, puede ser difícil saber con suficiente anticipación que debes contactar a tu proveedor. Y no poder vender un producto que está en demanda por faltantes es un error que puede dañar a tu negocio.
  2. Un software de punto de venta puede crear reportes para indicar cuánto vendes, cuánto ganas, qué productos se venden más, cuáles se venden menos, y otra información. 
  1. A esto se suman las herramientas de CRM, o de gestión de relaciones con clientes, que permiten saber qué compraron tus clientes y cuándo. Con estos datos, puedes tomar mejores decisiones de negocio, crear mejores campañas de marketing, y más.
  1. Puede incluir herramientas para gestionar a tu equipo. Por ejemplo, podría permitir a los empleados fichar en el trabajo, medir su performance, y conceder permisos especiales.
  2. Ciertos softwares pueden proveer una funcionalidad que en negocios como restaurantes es clave: dividir un recibo entre diferentes personas. Es natural que, en muchos casos, los clientes pidan dividir la cuenta. Una herramienta que permita desglosar los precios y crear varios recibos hace este proceso mucho más fácil y así puedes modernizar tu restaurante.

Estas son sólo algunas de las facilidades que un sistema punto de venta puede proveer para tu negocio. Según qué tipo de tienda tengas (online, física, restaurante, supermercado, perfumería, u otra) te puedes inclinar por un software específico que dé respuesta a tus necesidades. Billpocket ofrece sistemas de punto de venta para todo tipo de negocio: lectores de tarjeta para diferentes medio de pago, links de pago a distancia, tarjetas para administrar tus ingresos, códigos QR de pago, y más. Ahora que comprendes cómo funciona un punto de venta, estás listo para dar el próximo paso hacia el éxito de tu negocio.

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